Wenn sich BewerberInnen für ein Unternehmen interessieren, müssen sie sich oftmals in StellenJobbörsen registrieren, sich dort einloggen und zusätzlich Fragebögen zu ihrem Lebenslauf und Werdegang ausfüllen. Einige Unternehmen nutzen auch E-Mail-Postfächer, die schnell überfüllt sein können. Folgend erhalten BewerberInnen Fehlermeldungen und Unterlagen sowie Rückmeldungen zu den Unterlagen kommen erst verzögert an. Diese Arten der Bewerbung sind für die BewerberInnen aber auch für HR-Verantwortliche weder schnell, noch einfach oder transparent. Moderne Softwares verfügen hingegen in der Regel über optisch ansprechende Bewerbungsformulare, die sich bequem auf verschiedenen Plattformen platzieren lassen. Mit den digitalen Formularen können Unterlagen schnell und simpel hochgeladen werden und schließlich in einem übersichtlichen Bewerberpool münden. Ebenso eröffnen Softwares die Möglichkeit zur Optimierung des Speichervorgangs von Bewerbungsunterlagen und anderer digitaler Prozesse. Bei dem Speicherprozess bespielweise können Notizen, Bewertungen und der Bearbeitungsstatus in separaten Dateien abgelegt und jederzeit abgerufen werden, wodurch sich die Bewerbungsbearbeitungen effizienter und geordneter gestalten. Damit wird der Bewerbungsprozess sowohl für HR-Verantwortliche, Vorgesetzte und andere Entscheidungsträger, als auch für die BewerberInnen erleichtert und beschleunigt. Mit einer entsprechenden Software können BewerberInnen kontinuierlich über den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Bewerbung informiert werden (z.B. Einladen, Absage durch Bewerber, eingestellt etc.).
Zusätzlich zu der Zeitersparnis, Übersichtlichkeits- und Effizienzsteigerung, kann eine Bewerbermanagement-Software zu einer besseren Kollaboration zwischen der HR-Abteilung und AbteilungsleiterInnen verhelfen. Werden Bewerbungsunterlagen in gedruckter Form durch die Abteilungen gereicht, um Feedback von beteiligten Personen einzuholen, besteht die Gefahr, dass der Datenschutz verletzt wird und dass Kommentare falsch verstanden werden. Softwares für das Bewerbermanagement erlauben hingegen die simultane Einsicht mehrerer berechtigter NutzerInnen in entsprechende Bewerbungsunterlagen. Die Unterlagen können zudem gleichzeitig bearbeitet und bewertet werden. Dank der simultanen Einsicht sind alle Beteiligten des Recruiting-Prozesses immer auf dem gleichen Informationsstand. Darüber hinaus können Unternehmen mit der Etablierung einer Bewerbermanagement-Software erhebliche Materialkosten einsparen, da sie die Digitalisierung aller Prozessabläufe einer Bewerbung begünstigt.
Ein letzter Vorteil, den die Etablierung einer Bewerbermanagement-Software mit sich bringt, ist die Gewährleistung der Datensicherheit im Einklang mit der DSGVO. Besonders in der Personalabteilung sind die neuen Anforderungen an die Sicherheit von Bewerbungsdaten ein wichtiges Thema, da jene Abteilung besonders viele Personaldaten speichert und bearbeitet. Eine geeignete Software und die mit ihr einhergehende Digitalisierung der Bewerbungsunterlagen gewährleistet die Datensicherheit in Form der sicheren Datenübermittlung, der gesetzlich vorgeschriebenen Bestätigung über den Bewerbungseingang, der sicheren Weitergabe von Personaldaten, der rechtskonformen Speicherung, des Einhaltens der Auskunfts- und Änderungspflicht, sowie der endgültigen Löschung von Bewerbungsunterlagen.
Schließlich steht jedes Unternehmen vor folgender Frage: Mit welcher Bewerbermanagement-Software erreiche ich die besten Ergebnisse für mein Unternehmen und wie kann ich die Software in die vorherrschenden Prozesse etablieren? Im Prinzip gibt es zwei Lösungen, auf die ein Unternehmen zugreifen kann. Zum einen können mehrere Speziallösungen für unterschiedliche HR-Bereiche eingesetzt werden und zum anderen können sich Unternehmen für eine ganzheitliche Software als All-in-One-Lösung entscheiden. Grundsätzlich gilt die Speziallösung als sinnvoll, wenn bereits HR-Softwares im Einsatz sind oder ein bestehendes System abgelöst werden soll. Wenn ein Unternehmen bisher noch keine Bewerbermanagement-Software nutzt, die ganzheitliche Digitalisierung jedoch erwünscht ist, ist die Komplettlösung mit einer ausführlichen Einführungshilfe empfehlenswert. Weiterhin muss sich ein Unternehmen zwischen einer klassisch lokalen Anwendung und einer cloudbasierten Lösung entscheiden. Dabei ist die webbasierte Lösung für flexible bzw. mobile Unternehmen mit kleinem Budget und wenig Erfahrung empfehlenswert, da bei einer solchen Lösung kein finanzielles Risiko besteht und der Zugriff auf Daten ortsunabhängig stattfinden kann.
Abschließend sollten folgende Schritte bei der Etablierung einer Bewerbermanagement-Software beachtet werden:
- Ist-Zustand der Abteilung dokumentieren
- Bestehende Strukturen der Bewerbungsprozesse überdenken
- Anforderungen an den Funktionsumfang und Nutzen der Software dokumentieren
- Kosten-Nutzen Abwägung der Softwarelösung
- Anbieter vergleichen
Nachdem eine geeignete Bewerbungsmanagement-Software gefunden wurde, sollte das Unternehmen HR-MitarbeiterInnen und anderen Verantwortlichen ausreichend Zeit und entsprechende Hilfestellungen gewähren, um sich an die neuen Strukturen zu gewöhnen.
