1. Mögliche Probleme herausarbeiten
Mit der Verschiebung der Kommunikationsebene in die virtuelle Welt, fallen Aspekte weg, die in der face-to-face-Kommunikation innerhalb der Arbeitsumgebung selbstverständlich waren. Dazu zählt erstens, dass der informelle Informationsaustausch bzw. der soziale Kontakt mit dem Team ausbleiben. Dies ist problematisch, da die informelle Kommunikation verstärkend auf die Zugehörigkeit im Team sowie die Identifikation mit der Arbeit und dem Unternehmen wirkt. Zweitens entfällt auch der beständige Austausch über Fortschritte, mögliche Änderungen und Intransparenz, wodurch Missverständnisse und Doppelarbeit auftreten und das effiziente und dynamische Arbeiten erschwert wird. Weiterhin steht bei der virtuellen Kommunikation das gesprochene Wort im Vordergrund, weshalb auch emotionale Aspekte, wie Gesten etc. in den Hintergrund rücken. Daneben werden in virtuellen Meetings Ablenkungen durch die Arbeitsumgebung oder Desinteresse an den Inhalten und Gefühle der Ausgeschlossenheit begünstigt. Zuletzt kann auch die Intensität der Verständigung aufgrund technischer Störungen und daraus resultierender häufiger Unterbrechungen leiden.
2. Auswahl des Mediums
Ist ein Medium in der Lage, die Mehrdeutigkeit bei einer Kommunikation zu reduzieren, ist es reichhaltig, denn Mehrdeutigkeit ist anfällig für Missverständnisse. Wenig reichhaltige Medien sind Briefe oder E-Mails und das reichhaltigste ist die Form der persönlichen Kommunikation. Die Videokonferenz sei auf diesem Spektrum mit einer Abstufung neben der persönlichen Kommunikation einzuordnen. Anders als bei E-Mails oder Briefen, können Missverständnisse direkt ausdiskutiert werden. Jedoch birgt sie die Kontakteinschränkung, was bedeutet, dass sich die Teilnehmer nur noch in Ausschnitten erleben. Durch die technischen Spielräume können die Ausschnitte von Teammitglied zu Teammitglied außerdem stark variieren, womit eine asymmetrische Kommunikationsweise entsteht. Folgend wird im Rahmen der Teamentwicklung in einem virtuellen Raum die Videokonferenz mit Einbezug einer gemeinsamen Wirklichkeitskonstruktionen empfohlen. Die gemeinsame Wirklichkeitskonstruktion stellt alle Teammitglieder vor die gleichen Voraussetzungen, zum Beispiel dadurch, dass vorab besprochen wurde, dass alle Teilnehmer die Kamera einschalten.
3. Moderationsformat erstellen
Nachdem die individuellen Problemstellungen herausgearbeitet und die Medien festgelegt wurden, sollte weiterhin ein Moderationsformat erstellt werden. Da die Problembereiche auch auf der emotionalen Ebene liegen können, reichen Meeting-Regeln, wie die zuvor beschriebene Kameranutzung, nicht aus, um den Problemen entgegenzuwirken. Es bedarf darüber hinaus einer Konzeptualisierung des Moderationsformats. Die Moderatoren sollten in erster Linie zu zweit sein, um die Kooperationsmöglichkeit abzubilden und den Teammitgliedern den Einstieg in die Kommunikation und Diskussion zu erleichtern.
3.1. Nähe herstellen und informelle Kommunikationsbestandteile integrieren
Da besonders erlebte Nähe zu einem Gemeinschaftsgefühl beiträgt, sollten Faktoren, die ein Gefühl von Nähe herstellen, wie Beachtung, Bezogenheit und wahrgenommene Gemeinsamkeiten in den virtuellen Raum von den Moderatoren integriert werden. Es gilt, innerhalb der Meetings Gelegenheiten zu schaffen, in denen sich die Teammitglieder aufeinander beziehen und Gemeinsamkeiten entdecken können. Die Moderatoren sollten bewusst Begegnungsqualitäten für die Teilnehmer in den formalen Ablauf eingliedern. Eine Möglichkeit dafür wäre die Einladung der Teilnehmer in den virtuellen Raum vor Beginn der Veranstaltung. Falls das Team sehr groß ist, sei eine weitere Möglichkeit die Nutzung von virtuellen Gruppenräumen, in welchen sich kleine Gruppen zusammenfinden und sowohl formelle als auch informelle Gespräche führen können.
3.2. Aufmerksamkeit der Teammitglieder erhöhen und Austausch gewährleisten
Um die Aufmerksamkeit der Teammitglieder innerhalb einer gemeinsamen Veranstaltung zu erhöhen, vermögen die Moderatoren zu Beginn der Veranstaltung Texte oder Links mit Bezug zu dem Konferenzthema zu teilen. So können sich die Teilnehmer auf das Thema einstellen und gegebenenfalls Fragen und Anmerkungen vorbereiten. Die Themenvielfalt sollte dabei im virtuellen Raum geringer ausfallen als bei der direkten Begegnung. Um Ablenkungen zu verhindern, können die Teilnehmer zu Beginn der Veranstaltung aufgefordert werden, andere Endgeräte wegzulegen oder auszuschalten. Weiterhin erhöhen regelmäßige Diskussionsrunden, in welchen verschiedene Perspektiven berücksichtigt werden sowie kleinere Zwischenaufgaben, die Aufmerksamkeit der Teammitglieder. Auch in dem Bereich der Aufmerksamkeits- und Austauschgewährleistung ist der Einsatz verschiedener medialer Formate hilfreich (z.B. shared-documents oder geteilte Bildschirme, Präsentationen, Bilder). Zusätzlich werden regelmäßige Pausen (ca. 10 min. pro Stunde) empfohlen, innerhalb welcher die Teilnehmer dazu aufgefordert werden sollten, sich mit Getränken zu versorgen oder kurzen Bewegungsübungen nachzukommen.
3.3. Emotionale Aspekte berücksichtigen
Um die emotionalen Aspekte hervorzuheben, gilt es Feedback zuzulassen. Dazu sollten die Teilnehmer unter anderem die Möglichkeit erhalten, Gesten zu nutzen, um beispielweise Zustimmung auszudrücken. Darüber hinaus können die Moderatoren am Ende der Veranstaltung mit einem Metalog explizit auf die emotionale Ebene eingehen und über das Vorgehen der Veranstaltung diskutieren. Dabei ist es auch wichtig, Kritikpunkte zuzulassen und gemeinsam nach Verbesserungsansätzen zu suchen.
3.4. Technische Probleme reduzieren
Zuletzt können auch mögliche technische Komplikationen verhindert werden, indem zu Beginn der Veranstaltung Technik-Cheks durchgeführt und die Teammitglieder aufgefordert werden, die Mitteilungsfunktionen anderer Programme, die auf dem genutzten Endgerät installiert sind, abzuschalten (z.B. E-Mail-Eingang). Außerdem sollten die Moderatoren zu Beginn der Veranstaltung in wesentliche Bedienelemente der Konferenzoberfläche und in die Formate der Aufgabenbearbeitung einleiten. Im virtuellen Raum kann es jedoch genauso, wie in einer realen Konferenz, zu ungeplanten Störungen kommen. In diesem Fall gilt es, flexibel zu bleiben und Ausweichmöglichkeiten parat zu haben.
