#HR-Beitrag

Die Bedeutung des Onboardings für neue Mitarbeiter

15.07.2024

Ein neuer Job ist oft mit großen Unsicherheiten verbunden. Um die neue Entwicklung sowohl dem neuen Mitarbeiter als auch dem bestehenden Team so einfach wie möglich zu machen, empfiehlt es sich, in die Entwicklung und Ausarbeitung eines sogenannten Onboardings zu investieren.

Lesezeit: 5 Minuten

Was ist das Onboarding?

Das Onboarding beschreibt einen Prozess, der neue Mitarbeiter Schritt für Schritt in das Unternehmen und seine Abläufe einführt. Dabei geht es allerdings um mehr als eine einfache Einarbeitung, wie sie vor allem ältere Arbeitnehmer noch kennen. Vielmehr handelt es sich dabei um einen umfassenden Prozess, bei dem der Mitarbeiter im Vordergrund steht, damit dieser sich in seiner neuen Rolle einfinden kann, sich wertgeschätzt, verstanden und motiviert fühlt. Daraus resultiert eine erhöhte Produktivität durch ein gesteigertes Engagement.

Das Onboarding besteht aus zwei Hauptphasen: Das sogenannte Preboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag. Das Onboarding selbst startet mit dem ersten Arbeitstag.

Warum ist das Onboarding neuer Mitarbeiter wichtig?

Zu den bereits genannten Punkten kommt weiterhin, dass ein wohlstrukturiertes Onboarding die Einarbeitungszeit verkürzt und die Bindung an das Unternehmen erhöht. Gerade Unternehmen, die bisher unter einer vergleichsweise hohen Fluktuationsrate leiden, kann die Einführung oder Optimierung des Onboardings helfen, diese zu senken.

Integration neuer Mitarbeiter	Neuen Mitarbeitern wird der Einstieg in das Unternehmen erleichtert. Es hilft ihnen, sich in der Unternehmenskultur, seiner Rolle und den Prozessen einzufinden. Weiterhin lernen sie die Kollegen, mit denen sie im Alltag nicht besonders viel interagieren, bauen aber dennoch eine Bindung auf.
Produktivitätssteigerung	Schnellere Produktivität durch zeitnahen Erhalt aller nötigen Informationen, Ressourcen und Schulungen. Die Zeit zur Erbringung der vollen Leistungsfähigkeit ist um ein Vielfaches kürzer.
Mitarbeiterbindung	Stärkung der Mitarbeiterbindung durch Wertschätzung und Unterstützung von Anfang an. Die Fluktuationsrate kann gesenkt werden und dadurch die Rekrutierungskosten neuer Mitarbeiter.
Integration von Diversity und Inclusion	Eingliederung von Mitarbeitern unterschiedlicher Hintergründe durch ein inklusives Onboarding. Schaffen Sie Raum und Platz für Wertschätzung und Vielfalt, indem Sie Onboarding-Materialien und -Programme für alle zugänglich machen und unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen berücksichtigen.
Image und Employer Branding	Ihr Image als strukturiertes Unternehmens gedeiht. Zufriedene und gut aufgenommene Mitarbeiter berichten eher positiv vom Unternehmen und dem Start. Dies kann dazu beitragen, talentierte Bewerber anzuziehen und die Unternehmensreputation zu verbessern.
Risikominimierung	Potenzielle Risiken, Missverständnisse und Fehler werden durch eine gründliche Einarbeitung reduziert. Klare Erwartungskommunikation, Richtlinien und Schulungen helfen dabei.

Individualisierung des Onboarding-Prozesses

Um die Wirksamkeit des Onboarding-Prozesses sicherzustellen, ist es entscheidend, dessen Erfolg regelmäßig zu messen. Unternehmen sollten klare KPIs (Key Performance Indicators) definieren, die den Fortschritt neuer Mitarbeiter erfassen, wie etwa die Zeit bis zur vollen Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sowie die Fluktuationsraten. Durch regelmäßige Befragungen und Feedback-Schleifen können Unternehmen zudem direktes Feedback von neuen Mitarbeitern erhalten und den Onboarding-Prozess kontinuierlich verbessern.

Tipp: Vernachlässigen Sie nicht die Wichtigkeit des regelmäßigen Feedbacks während des Onboarding-Prozesses. Schaffen Sie beidseitig Raum für Fragen, Anregungen und Rückmeldungen. Auf diese Weise können Sie nicht nur Unklarheiten schnellstmöglich beseitigen, sondern die gewonnenen Ergebnisse nutzen, um die Individualisierung des Onboarding-Prozesses zu gewährleisten.

Wie gehe ich mit unterschiedlichen Lernstilen um?

Ihr Onboarding-Programm sollte verschiedene Lernstile und -geschwindigkeiten berücksichtigen. Das bedeutet, dass Sie die verschiedenen Formate wie Videos, Texte und interaktive Module einbeziehen sollten, aber auch möglich machen sollten, das Tempo und die Methoden der Wissensvermittlung an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Onboarding-Phase - Preboarding: Das Preboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Vorab erhält dieser die wichtigsten Informationen und Unterlagen wie den Arbeitsverträgen, Unternehmensrichtlinien und Vorbereitungen für den ersten Arbeitstag. Auf diese Weise entfällt bereits ein Großteil des Papierkrams, der zu Beginn eine Menge Zeit nimmt. Ihr neuer Mitarbeiter kann sich in Ruhe mit diesen Dingen auseinandersetzen und am ersten Tag gut vorbereitet starten. Für das Unternehmen selbst ist dies die Zeit, in der zum Beispiel der Arbeitsplatz hergerichtet wird, ein Spind bereitgemacht wird oder Schlüssel bestellt werden.
Onboarding-Phase - Ankunft und Einführung: Am ersten Arbeitstag folgt die Begrüßung durch das Team und die Einführung in Ihr Unternehmen. Zu Beginn werden grundlegende Dinge wie die Unternehmenskultur und Organisationsstruktur sowie die Teammitglieder erklärt und vorgestellt. Auch folgt eine Einführung in die Rolle des neuen Mitarbeiters, die Einweisung in den Arbeitsplatz und gegebenenfalls die Aushändigung der Arbeitsmaterialien wie es beispielsweise bei Remote-Jobs der Fall ist.
Onboarding-Phase - Schulung und Weiterbildung: Viele Unternehmen nutzen ihre eigenen Tools und Kommunikationswege. In der Schulungs- und Weiterbildungsphase des Onboardings erhält der neue Mitarbeiter somit sein „Werkzeug“ an die Hand, um seiner beruflichen Position zukünftig vollumfänglich nachkommen zu können. Dazu zählen beispielsweise technische Schulungen, Soft-Skill-Trainings oder spezifische Einweisungen in Unternehmensprozesse.
Onboarding-Phase - Teamintegration: Im Anschluss an die organisatorische Einarbeitung erfolgt die Einweisung in das Team. Diese ist allerdings nicht an ein oder zwei Tagen abgehakt, sondern erfolgt im Laufe der ersten Wochen und Monate des Onboardings. Es folgen Einarbeitungen in Projekte und Aufgaben, die eng mit den anderen Teammitgliedern vonstattengehen. Zeitgleich werden auf diese Weise die Arbeitsabläufe und -kulturen trainiert und die langfristige Beziehung zum Unternehmen aufgebaut.
Onboarding-Phase - Feedback und Unterstützung: Der gesamte Onboarding-Prozess lebt von regelmäßigen Feedbackgesprächen. Planen Sie ausreichend Platz für offene Fragen und ähnliche Themen ein, damit Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden können.
Onboarding-Phase - Langfristige Integration: Um neue Mitarbeiter langfristig zu binden und zu unterstützen, müssen kontinuierliche Bemühungen und Anpassungen erfolgen. Entsprechender Mechanismen sind unter anderem regelmäßige Check-ins, Karriereentwicklungsgespräche und die Integration in unternehmensweite Netzwerke.

Rolle der Technologie im Onboarding

Nicht unwichtig ist auch die Integration von Technologie in den Onboarding-Prozess. Ein interaktives Onboarding-Erlebnis kann diesen nicht nur effizienter gestalten, sondern auch das Engagement steigern und die Erfahrung Ihrer neuen Mitarbeiter verbessern. Nutzen Sie digitale Onboarding-Plattformen wie E-Learning-Tools und Virtual Reality, um interaktive Schulungen und Einführungen durchzuführen. Mit der Nutzung dieser Technologien schaffen Sie mit wenig Handgriffen eine flexible und personalisierte Lernerfahrung und stellen zudem sicher, dass neue (und alte) Mitarbeiter jederzeit auf diese Informationen zugreifen können, wo immer sie sich auch gerade befinden.

Insbesondere weil Remote-Arbeit immer beliebter wird, bieten sich digitale Onboarding-Lösungen an, um geografisch flexibel zu sein. Dabei müssen Sie keine Sorge haben, dass die Bindung zu den Kollegen verloren geht. Bei der großen Vielfalt von Menschen ist es sogar ratsam, auf verschiedene Wege an sie heranzutreten.

Wie lange dauert der Onboarding-Prozess an?

Durchschnittlich sollten Sie mehrere Wochen bis Monate für das Onboarding einplanen, jedoch ist eine genauere Angabe kaum möglich. Je nach Unternehmen, Position und individuellen Bedürfnissen kann diese sehr stark variieren und sollte flexibel gestaltet werden.

Nur so können Sie auf die individuellen Bedürfnisse und Lerngeschwindigkeiten der neuen Mitarbeiter eingehen. Das ist wichtig, um einen guten Start zu gewährleisten und mögliche Frustrationspunkte gar nicht erst entstehen zu lassen.

Wer ist in das Onboarding involviert?

Beim Onboarding sind verschiedene Personen und Abteilungen involviert, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten:

Die Personalabteilung ist verantwortlich für die Organisation und Koordination des Onboardings. Zu ihren Aufgaben zählen in der Regel nicht nur die Bereitstellung von Informationen, sondern auch die Schulungen und Unterstützung für neue Mitarbeiter.
Vorgesetzte und Teammitglieder sind dafür da, unterstützend zur Seite zu stehen, aber auch für Schulungen und Unternehmens- und Arbeitsablaufeinblicke.
Human-Resources-Verantwortliche übernehmen beziehungsweise unterstützen bei administrativen Aufgaben. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Arbeitsverträgen und der Einweisung in Unternehmensrichtlinien.
Externe Trainer oder Berater übernehmen zusätzliche Schulungen oder Coaching-Sitzungen, um die Einarbeitung effizienter zu gestalten.

Hinweis: Hierbei handelt es sich um den üblichen Ablauf. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, die Aufgaben anders zu verteilen oder eigens die Position als „Onboarder“ zu schaffen.

Checkliste für den optimalen Prozess

Erstellen Sie einen strukturierten Onboarding-Plan mit klaren Zielen und Meilensteinen.
Bieten Sie eine umfassende Einführung in die Unternehmenskultur, die Organisation und die Arbeitsabläufe.
Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter Zugang zu allen erforderlichen Ressourcen, Schulungen und Unterstützung erhalten.
Geben Sie regelmäßiges Feedback und bieten Sie Unterstützung während des gesamten Onboarding-Prozesses.
Verfolgen Sie den Fortschritt und passen Sie den Onboarding-Prozess bei Bedarf an die Bedürfnisse der Mitarbeiter an.
Feiern Sie den Abschluss des Onboarding-Prozesses und heißen Sie neue Mitarbeiter offiziell im Team willkommen.

Ziele des Onboardings im Überblick

Schnelle Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und das Team.
Steigerung der Produktivität durch gezielte Schulungen und Unterstützung.
Stärkung der Mitarbeiterbindung und Reduzierung der Fluktuationsrate.
Verbesserung des Images und der Reputation des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber.
Minimierung von Risiken und Fehlern durch klare Erwartungen und Schulungen.